貸与図面を社内AI検索に使う前に取引先へ確認すること｜開示する9項目のチェックリスト

1. なぜ「AIに使ってよいですか」では止まるのか
2. 可否を決めているのは契約書だけではない
3. 取引先へ開示する9項目
4. 取引先に聞けること／社内で決めること
5. 開示文の骨組みと架空の記入例
6. 返ってきやすい条件と、その読み方
7. 避けたい進め方
8. 官公庁の一次情報をどう使うか
9. 確認が終わったあとに続く作業
10. よくある質問
11. 関連記事・関連ソリューション

「AIに使ってよいですか」だけでは、相手に渡る材料が足りない

受託加工や部品製造の現場では、業務の起点が取引先から預かった図面や仕様書であることが珍しくありません。図番で探せない、どの版が有効か分からない、要求事項がどの文書に書いてあったか追えない——検索と照合にAIを使いたい理由は具体的です。ところが、ここで検討が止まることがあります。「取引先の図面を、勝手にAIに使ってよいのだろうか」。

そこで取引先の窓口に電話し、「図面をAIで検索できるようにしたいのですが、問題ないでしょうか」と尋ねる。返ってくる反応には、次のようなものがあります。持ち帰らせてくださいと言われたまま止まる。念のため控えてくださいと言われる。あるいは、その場では大丈夫だと言われたのに、後から書面で確認したいと差し戻される。

これは相手が不親切だからではありません。質問の粒度が、相手が評価する単位と合っていないためです。「AIを使う」という一語からは、どのデータが対象か、社外の事業者が関与するか、どれだけ保持されるか、契約終了時に消せるのかが読み取れません。これらが示されていないことは、承諾・条件付与・不承諾のいずれを検討するうえでも妨げになり得ます。誰が決裁するかは会社によって異なるので、相手の社内体制を推測するのではなく、どの部門が見ても評価できる粒度で書くほうが確実です。

この記事は、その材料の作り方を扱います。秘密保持契約の条文を解釈するサービスではありませんし、法的な結論を示すものでもありません。扱うのは、自社の処理内容を相手が評価できる形に書き出す作業——技術的な開示の実務です。書き出した内容を契約に照らしてどう判断するかは、社内の法務部門または弁護士に確認する部分として残ります。

契約書を読めば答えが出る、とは限らない

「まず契約書を確認しましょう」は正しい第一歩ですが、それだけで結論が出ると考えると行き詰まります。実務で可否を左右しているのは、少なくとも次の四つが組み合わさった結果です。

• 適用される法令。不正競争防止法上の営業秘密の扱い、取引の適正化に関する法令、扱うデータに個人情報が含まれる場合の規律などが、契約の内容とは別に働きます。何が適用されるかは、取引の形態と扱うデータによって変わります。
• 契約の条項。秘密保持契約や取引基本契約の、目的の定め、第三者への開示・再委託の制限、複製の制限、契約終了時の返還・廃棄。AIという語がなくても、これらの条項は処理の内容に当てはまり得ます。
• 実際にデータが通る技術的な流れ。同じ「社内AI検索」でも、外部の変換サービスを経由するのか、埋め込みの生成が外部APIなのか、保守ベンダーが遠隔で管理者権限を持つのかで、第三者が関与するかどうかの事実が変わります。契約の条項に当てはめる対象は、この事実です。
• データについての権利関係。図面そのものの権利、そこに含まれる技術情報についての権利、有効な版を確定する主体が誰か。受託側が保有していた技術と、貸与されたデータに依拠した部分の切り分けも、ここに含まれます。

四つのうち、契約と法令は自社だけでは動かせません。権利関係は取引先との合意事項です。自社が単独で先に確定できるのは、三つ目の技術的な流れだけです。だからこの順番になります。技術的な流れを確定し、それを開示し、契約と法令に照らした判断を法務や弁護士に仰ぎ、権利関係にかかわる部分を取引先と合意する。

ここで注意したいのが、方向を逆にしてしまう失敗です。「ローカルで動かせば契約上の問題はなくなる」という言い方は、四つのうち一つの事実（外部事業者の関与）を変えただけで、残りの三つを消したことにはなりません。目的の範囲を超えた利用は、処理が社内で完結していても目的の範囲を超えたままです。技術構成は判断の材料であって、判断そのものではありません。

取引先へ開示する9項目——相手が評価できる粒度で書く

ここが本題です。次の9項目を1枚に書き出すと、相手は社内の判断単位ごとに検討でき、こちらは検討の抜けを自覚できます。項目名だけを写すのではなく、右列の「書き方の粒度」まで揃えることが実務上の要点です。粒度が粗いままだと、相手はその紙だけでは評価できず、追加の確認が必要になります。

9項目のうち、2・6・7の三つは連動しています。派生物を列挙していなければ削除の範囲が定まらず、削除の範囲が定まらなければバックアップの説明もできません。書き始めるなら、2から順に埋めるのが実務的です。

取引先に聞けること、社内で決めるべきこと

この二つが混ざると、確認は長引きます。相手が答えを持っていない事柄を尋ねると、相手は困り、こちらは待たされます。逆に、相手にしか答えられない事柄を自社の推測で埋めると、後から覆ります。分けて扱います。

右列は、相手に相談しても代わりに決めてもらえません。むしろ右列が決まっていないまま左列を尋ねると、相手からの質問に答えられず、往復が増えます。右列を先に埋めてから、左列を尋ねる。この順序にすると、自社で確定できる事実と、相手に確認しなければ決まらない論点とが分かれます。確認の目的は往復の回数を削ることではなく、この二つを切り分けたうえで話すことです。

なお、自社が発注側として他社に図面を預ける立場になる場面でも、同じ表を裏返して使えます。取引先から「AI利用の確認」を受けた側になったとき、こちらが尋ねるべきなのは9項目であり、根拠なく広い開示を求めるべきではない、という点は08節で触れます。社内向けの入力ルールとして、どの区分の情報をどこまで扱ってよいかを整理する作業は生成AIに入れてよい情報・いけない情報の線引きで扱っています。

1枚に収める——骨組みと、架空の記入例

開示文は長ければよいものではありません。相手が社内へ回付する紙なので、A4で1枚から2枚に収め、判断に必要な事実だけを書きます。骨組みは次のとおりです。

1. 表題と趣旨。何を確認したいのかを冒頭で言い切ります。「貴社より貸与いただいている図面を、当社内の検索用途で扱うにあたり、処理内容をご確認いただきたく」。
2. 9項目の記述。03節の表の順に、事実だけを書きます。推測や見込みは書かず、未定の欄は「未定」と書きます。
3. 求めている回答の種類。可否の回答なのか、条件付きの承諾なのか、覚書の締結なのか。ここを書かないと、相手はどの部門へ回せばよいか判断できません。
4. 回答の期限と窓口。期限は相手の社内手続を見込んだ余裕のある設定にします。
5. 変更時の再連絡についての取り決め案。開示項目9に対応する部分です。

この骨組みは、こちらの処理内容を技術的に説明し、話し合うための資料として作るものです。契約書や覚書のひな形ではありません。契約上の効力を持たせる必要があるか、その場合にどの形式・文言であれば足りるかは、法務部門または弁護士に確認してください。開示文を出したことや相手から返信があったこと自体が、十分な同意を得た証拠になるとは限りません。

以下は、書き方の粒度を示すための架空の記入例です。実在の取引・顧客・案件とは関係がなく、そのまま自社の内容として使えるものでもありません。自社の実際の構成に置き換えて記述してください。

数字を「◯」にしてあるのは伏せているからではなく、会社ごとに実測して埋める欄だからです。世代数や保存期間を確かめずに書くと、後で説明が食い違います。バックアップの世代がいくつ残るかは、実際の設定を見て書いてください。

返ってきやすい条件と、その場で意味を確定させる問い

開示文を出すと、承諾そのものより先に条件が返ってくることがあります。条件は言葉が短いぶん、当事者間で意味がずれたまま合意されやすいところです。受け取った時点で、意味を確定させておきます。

表のうち「監査に応じること」については、中小企業庁が示している知的財産取引のガイドラインに関連する整理があります。同ガイドラインは、監査や品質保証等の観点から秘密情報の開示を「受ける」側——監査を行い、相手方の秘密情報を見ることになる側——に向けて、あらかじめ監査等を必要とする箇所を明確にし、その目的を超えた秘密情報の取得をしない、という考え方を示しています（08節で出典を示します）。

これとは別に、本記事としての実務的な提案は次のとおりです。監査の対象箇所と目的を、条件を受け取った時点で双方で話し合っておく。相手を疑うためではなく、双方が後から説明できる状態にするための確認です。書面で残す形にできるかどうかは、相手の運用と契約の内容によります。

後から取り返しがつきにくい四つの進め方

• 先に取り込んでから、後で確認する。「小さく試すだけだから」で検索インデックスに入れてしまうと、その時点で派生物が生成され、削除の範囲とバックアップの説明が必要になります。確認の前に始めた事実は、後から消せません。試すなら、貸与図面ではなく自社の図面を対象にします。
• 口頭の了解だけで進める。担当者が代わると、口頭の了解は引き継がれないことがあります。9項目を書いた紙は、確認を進めるための道具であると同時に、数年後に「どういう約束だったか」を示す記録でもあります。返信が何に対する承諾なのかを開示文の側で特定しておくと、後から範囲をたどれます。どの形式の承諾であれば足りるかは、法務部門または弁護士に確認してください。
• 「契約書に書いていないからよい」と自社で結論を出す。AIの明記があるかどうかだけで、利用の可否を判断することはできません。既存の条項が当てはまるかどうかの判断は、条文と事実関係に依存します。ここを自社の推測で埋めるのは、後から覆るリスクの取り方としては割に合いません。
• 構成の名前を安全性の結論として使う。「ローカルなので問題ありません」「閉域なので漏れません」という説明は、相手にとって検証できない主張です。相手が評価できるのは名前ではなく9項目の中身なので、名前ではなく事実を書きます。閉域構成でも残る経路については取引先図面を外部AIに送れない場合の設計で個別に扱っています。

四つに共通するのは、説明できる状態を先に作らずに前へ進んでいることです。AI活用の可否を巡る話し合いで最終的に問われるのは、技術が高度かどうかではなく、何をどう扱っているかを求められたときに示せるかどうかです。

官公庁の公表資料を、どこまで使えるか

この分野では、公的機関が公表している資料が確認の出発点として使えます。ただし使い方には前提があるので、先に断っておきます。以下に挙げる資料は、貸与図面をAIに使ってよいかどうかを直接定めたものではありません。取引の適正化や秘密情報の管理についての考え方を示す資料であり、個別の可否の判断に用いるには、自社の契約と事実関係に照らした解釈が必要です。

• 中小企業庁「知的財産取引に関するガイドライン・契約書のひな形について」（chusho.meti.go.jp）。取引における知的財産の扱いについて、契約締結前の段階では相手方の事前の承諾なく秘密情報を取得したり開示を強要したりしないこと、製造委託の目的物とされていない金型の設計図面やCADデータ等の提供を相手方の意に反して強制しないこと、監査や品質保証の観点から秘密情報の開示を受ける必要がある場合にはあらかじめ必要とする箇所を明確にし、その目的を超えた秘密情報を取得しないこと、といった考え方が整理されています。秘密保持契約書や、知的財産権等の取扱いに関する契約（製造委託契約）書のひな形も公開されています。秘密保持契約書のひな形については、両当事者が公平に秘密保持義務を負うこと、相互に守るべき秘密を指定することが、ポイントとして挙げられています。同ページによれば、ガイドラインとひな形は令和6年10月に改正され、令和8年1月には下請代金支払遅延等防止法および下請中小企業振興法の一部を改正する法律の施行に伴う用語の見直しが行われています。自社が発注側として他社へ確認を求める場面では、事前の承諾なく秘密情報の取得や開示の強要をしないこと、監査等で必要とする箇所をあらかじめ明確にすることという二つの整理が、求め方の目安になります。
• 経済産業省「営業秘密～営業秘密を守り活用する～」（meti.go.jp）。不正競争防止法上の営業秘密が、有用性・秘密管理性・非公知性の三つの要件を満たす情報として定義されていることが示されています。同ページからは、2025年3月改訂の「営業秘密管理指針」、2024年2月改訂の「秘密情報の保護ハンドブック」、および秘密保持誓約書などの各種契約書等の参考例が公開されています。AI検索の対象に加えるということは、社内での取り扱い方を変えるということなので、秘密として管理している状態をどう保つかという観点は、開示項目4・5・8を書くときの参照先になります。

これらの資料を引いて「当社は公的なガイドラインに適合しています」と述べることは避けてください。資料は、自社の確認項目に抜けがないかを照らす道具として使うのが実務的な位置づけです。同じ理由で、法律事務所や専門メディアの解説記事は論点を知る手がかりにはなっても、そこに書かれた法的な結論をそのまま自社の判断として採用することは勧められません。契約の解釈と法令適合の結論は、自社の契約書と事実関係を見た法務部門または弁護士に確認してください。

承諾を得たあとに残る作業と、進め方の順序

承諾は始まりであって完了ではありません。開示文に書いた内容を、実際にそのとおり動く仕組みにする作業が続きます。順序としては次のようになります。

1. 開示文と実装を突き合わせる。書いた9項目が、実際の設定と一致しているかを確認します。とくにアクセス権限とログのマスキング、バックアップの世代は、設定を見ないと分かりません。
2. 1社・1区分から始める。承諾を得た取引先の、承諾を得た範囲の図面だけを対象にします。範囲を広げるのは、開示項目9に沿って再確認してからです。
3. 削除の手順を一度動かす。削除を求められてから初めて手順を作ると、時間がかかり、派生物の消し漏れが起きます。テスト用のデータで一度通しておくと、実施報告書の様式もそのときに固まります。
4. 変更のたびに再確認の要否を判定する。構成変更・事業者追加・範囲拡大の三つを、再確認のトリガーとして運用に埋め込みます。

ここから先——データ区分の作り方、取り込みから更新までデータが通る経路の洗い出し、最小権限の分け方、ログの粒度、閉域構成でも残る経路、障害時の手順——は、社内側の設計の話になります。その部分は取引先の図面・仕様書を外部AIに送れない場合の設計と確認で詳しく扱っています。本記事が取引先へ向けた外向きの説明を扱うのに対し、そちらは社内の設計と確認を扱うという分担です。図面から図番・版数・材質を取り出して見積準備を整える実務そのものは図面見積の準備と類似加工実績の検索にあります。

なお、社内ネットワーク内で検索・照合を完結させる構成は、要件を確認したうえで選べる選択肢の一つであり、どの会社にも同じ構成が適するわけではありません。扱うデータの区分、既存のネットワークとサーバーの構成、運用できる人員によって妥当な構成は変わります。構成の比較材料はローカルLLMとクラウドLLMの比較を参照してください。

よくある質問

取引先に確認しないまま、貸与図面を社内AIで使ってよいですか

この記事で「使ってよい」「使ってはいけない」と一般化することはできません。可否は、適用される法令、取引先との契約の条項、実際にデータが通る技術的な流れ、そのデータについて誰がどの権利を持っているかが組み合わさって決まるためで、会社ごと・契約ごとに答えが変わります。この記事が扱うのは、その判断に必要な材料を自社の側で揃え、取引先が答えられる形にして渡すところまでです。契約の解釈と法令適合の結論は、自社の法務部門または弁護士に確認してください。

社内サーバーだけで完結する構成にすれば、取引先への確認は不要になりますか

不要にはなりません。社内で処理を完結させる構成は、開示すべき9項目のうち「処理の場所と関与する事業者」という1項目について説明を簡単にする選択肢ですが、残りの8項目は消えません。何の目的で使うのか、図面のどの範囲とどの派生物を対象にするのか、社内の誰がアクセスできるのか、どれだけの期間保持するのか、削除をどう確認するのか、バックアップにどれだけ残るのか、ログに何が記録されるのか、構成を変えたときに再確認するのか。これらは処理場所とは独立に説明が必要です。構成の名前は、確認の一部を簡単にするものであって、確認の代わりにはなりません。

契約書に生成AIやAI利用の記載がありません。書いていなければ自由に使えますか

AIの明記があるかどうかだけで、利用の可否を判断することはできません。契約書にAIという言葉がなくても、目的外利用の禁止、第三者への開示や再委託の制限、複製の制限、契約終了時の返還・廃棄といった既存の条項は、AIを使う処理にも当てはまり得ます。どの条項がどう適用されるかは条文と事実関係によって変わるため、条文を読んだうえでの解釈は法務部門または弁護士の領域です。実務として先に進められるのは、自社の処理内容を9項目で書き出して、その解釈の判断材料を作っておくことです。

取引先の担当者に聞いても「わからない」と返ってきます。どうすればよいですか

「AIを使ってよいか」という問いだけでは、判断に必要な技術的な事実が相手に渡っていません。この不足が、相手側での評価を妨げている場合があります。誰がどこまで判断できるかは会社ごとに異なるため、相手の社内体制を推測するのではなく、9項目を1枚に書いた開示文にして渡します。あわせて、こちらが求めているのが可否の回答なのか、条件付きの承諾なのか、覚書の締結なのかを明示すると、相手はどこに相談すればよいかを検討しやすくなります。それでも回答が得られない場合は、どの項目が判断の妨げになっているかを尋ねると、次に埋めるべき欄が分かります。

図面そのものではなく、図番や表題欄だけをAIに読ませる場合も確認が必要ですか

対象データの欄に書いて確認する対象になります。図面の一部だけを読み取る場合でも、処理の過程では原本の取り込み、OCRで起こしたテキスト、検索用の埋め込みデータ、表示用のサムネイル、キャッシュといった派生物が生成され、それぞれが保持・削除・バックアップの対象になります。返還や廃棄の条項が原本だけを指すのか派生物まで含むのかは、契約の文言と当事者の理解で変わる論点です。開示文では「原本」「抽出テキスト」「検索用データ」「表示用画像」を分けて書き、どこまでを削除の対象とするかまで含めて確認しておくと、後から範囲を問われたときに答えられます。

どこまでを弁護士や法務に見てもらうべきですか

技術的な事実の記述と、法的な結論を分けて考えると整理しやすくなります。何をどこで処理し、誰がアクセスでき、どれだけ残り、どう消えるかという事実の記述は、情報システム部門と業務部門が自社で書けます。一方で、その処理が契約の目的の範囲内か、第三者提供に当たるか、返還・廃棄の義務を満たすか、法令上どう評価されるかという結論は、法務部門または弁護士に確認する部分です。開示文の下書きを持ち込むと、確認したい論点を具体的に示せます。

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